POLOŽTE SI TĚCHTO 10 OTÁZEK PŘED VÝBĚREM NOVÉHO SOFTWARE PRO ÚDRŽBU! ODPOVĚZTE SI NA NÍŽE UVEDENÉ OTÁZKY A ZÍSKEJTE KRITÉRIA VÝBĚRU!

Výběr nového software pro údržbu – informačního systému typu CMMS/EAM pro pověřeného člověka, popřípadě celého týmu lidí, je velmi náročnou „disciplínou“. Nejde pouze o to, najít „nějaké“ řešení. Cílem je najít to nejlepší řešení pro Váš podnik. Řešení, které Vám bude pomáhat zajišťovat procesy podnikové údržby po dlouhá léta. To mimochodem znamená, že jeden systém nemusí vždy nejlépe vyhovovat každému podniku a konkrétní situaci. Najděte si čas a odpovězte si na následujících 10 otázek, které vám pomohou lépe pochopit správný způsob výběru software pro údržbu – informačního systému typu CMMS/EAM.

Při výběru nového CMMS/EAM systému se soustřeďte na následující 4 klíčové oblasti:

1. SPECIFIKACE POTŘEB / POŽADAVKŮ NA SYSTÉM CMMS/EAM
2. VYHLEDÁNÍ DODAVATELŮ / VÝBĚR
3. IMPLEMENTACE SYSTÉMU / NASAZENÍ
4. PODPORA / BUDOUCÍ ROZVOJ

1. PROČ POTŘEBUJETE SOFTWARE PRO ÚDRŽBU?

Co Vás dovedlo k vyhledávání nového informačního systému (software) pro podnikovou údržbu, či k výměně stávajícího řešení?

Potřebujete řídit a eliminovat výrobní prostoje a znát, co je jejich příčinou? Chcete mít lepší kontrolu nad zásobami náhradních dílů? Stávají se u Vás v podniku pracovní úrazy související s poruchami strojů? Nepožaduje po Vás nový zákazník zákaznické audity, na kterých musíte dokladovat výsledky Vaší politiky jakosti, která se rovněž dotýká procesu podnikové údržby? Může existovat mnoho dalších důvodů a jen Vy je dokážete správně popsat. Potřebujete pochopit, co Vás k myšlence zlepšit aktuální situaci v oblasti podnikové údržby vede! Už jste určitě zjistili, že k zajištění údržby také patří informační systémy údržby (specializovaný CMMS/EAM software).

Zajištění údržby je „schopnost údržbářské organizace mít správné zajištění údržby na nezbytném místě k provedení požadované činnosti údržby, když je požadována.“ (viz ČSN EN 13306)

2. CO OČEKÁVÁTE OD HLEDANÉHO ŘEŠENÍ?

Plánujete? Reportujete? Sledujete výrobu? Hledáte úspory?

Jen na českém trhu existují minimálně dvě desítky možných řešení týkající se software pro údržbu. Pokud bychom se rozhlédli po světě, tak například v USA jich je přes 200. Je nezbytné, abyste si odpověděli na to, co od nového systému pro řízení údržby podniku očekáváte. Zda chcete mít pod kontrolou pracovní příkazy, objednávky náhradních dílů, skladové zásoby, výkazy práce? Očekáváte od systému CMMS/EAM školení zaměstnanců, hlídání termínů nejrůznějších kontrol a revizí? Je pro Vás důležité evidovat detailně všechna zařízení a technologie? Chcete se zbavit papírové evidence? Nebaví Vás neustále dohledávat data a pracně vytvářet reporty pro vedení podniku? Jak počítáte klíčové ukazatele procesu údržby? Potřebujete dokumentovat stav Vašich strojů před a po údržbě? Líbilo by se Vám mít veškerou technickou a provozní dokumentaci na jednom místě a dostupnou třeba na mobilním telefonu? Představte si, že by se Váš nový systém pro podnikovou údržbu dokázal domluvit s ostatními podnikovými systémy a Vy byste nemuseli pracně přenášet data. Jsou otázky, na které nesmíte zapomenout: Jak rychle budu mít systém naimplementovaný a plně funkční? Jaká je licenční politika nabízeného řešení? Budu platit nějaké další platby navíc? Dostanu kompletní systém nebo jen částečné řešení, kde si budu muset dokupovat další vlastnosti a funkce? Bude systém provozován v mé počítačové síti nebo v internetovém cloudu?

Před samotným zahájením výběru systému si zodpovědně sepište, co přesně od nového řešení CMMS/EAM očekáváte!

3. KDO MÁ ZÁJEM NA POŘÍZENÍ SOFTWARE PRO ÚDRŽBU A KDO JEJ BUDE VYUŽÍVAT?

Vedení podniku vs. spokojení uživatelé.

Významnou roli v pořízení jakéhokoliv podnikového informačního systému hraje management podniku. Ten podobnou investici schvaluje. Zajištění podpory „shora“ je nezbytnou podmínkou úspěšného pořízení nového informačního systému. Management musí být přesvědčen o zajištění brzké návratnost investovaných peněz. Nový systém pro podnikovou údržby by měl svými vlastnostmi a funkcemi především uspokojit potřeby uživatelů, kteří budou z přínosů CMMS/EAM systému každý den těžit. Takže kdo chce ve Vašem podniku najít lepší řešení? Vždy to bude o kompromisech.

4. KTEŘÍ DODAVATELÉ DOKÁŽÍ USPOKOJIT MÉ POŽADAVKY?

Ujistěte se, který z možných dodavatelů umí uspokojit Vaše očekávání v oblasti informačních systémů pro údržbu.

Máte svůj seznam požadavků, takže umíte vybrat dodavatele, kteří na ně dokáží odpovědět. Během specifikování Vašich potřeb se možná objevilo několik dalších otázek, které byste v budoucnu uvítali. Například mobilní řešení, nebo budoucí úpravy systému, které budou více vyhovovat právě Vašemu podniku. Zeptejte se vybraných firem také na ně a pomozte pro sebe seznam potenciálních dodavatelů co nejvíce zúžit. Rozhodujte se taky podle toho, jestli Vám systém nabízí přímo výrobce nebo integrátor. Dokáže integrátor přizpůsobit systém CMMS/EAM Vašim potřebám a požadavkům. Je to ochoten udělat výrobce?

5. JE VYBRANÝ SOFTWARE PRO ÚDRŽBU UŽIVATELSKY PŘÍVĚTIVÝ?

Uživatelsky jednodušší systémy si lidé rychleji osvojí a mohou je dříve plně využívat!

Mnoho CMMS/EAM systémů je velmi složitých, v cizím jazyce a není přizpůsobeno normám a zákonům, které definují proces podnikové údržby. Vámi vybraný systém musí být přehledný a mít možnost upravit pracovní prostředí tak, aby se v něm člověk dobře orientoval. A to na všech pracovních pozicích. Systém by měl být dodán se srozumitelnou a uživatelsky přívětivou dokumentací.

6. JE VYBRANÝ DODAVATEL SILNOU A STABILNÍ SPOLEČNOSTÍ?

Investice do informačního systému je začátkem dlouhodobého partnerství!

Vybraný systém pro řízení podnikové údržby se stane součástí Vaší každodenní práce. To je důvodem proč se důsledně zajímat o to, jak stabilní společností vámi vybraný kandidát na dodavatele je. Je třeba, aby prokázal svou odbornost, zkušenosti a silné zázemí. Poté se dá předpokládat, že tady pro Vás bude i po zakoupení systému CMMS/EAM a bude dodaný systém udržovat a rozvíjet. 

7. BUDE MOŽNÉ NOVÉ ŘEŠENÍ PROPOJIT S JINÝMI PODNIKOVÝMI SYSTÉMY?

Integrace nového systému napříč Vaším podnikem ušetří mnoho času a peněz!

Většina firem již využívá podnikové informační systémy. Personální, ekonomické, docházkové, výrobní apod. Propojením CMMS/EAM systému s těmito stávajícími systémy získáte mnoho výhod. Důležitá data jsou vkládána pouze jednou a ta jsou poté dostupná na všech potřebných místech (spotřeba náhradních dílů / řízení skladu, evidence odvedené práce / podklady pro hodnocení zaměstnanců, poruchovost zařízení / plánování investic, napojení se na signály ze strojů atd.).

8. JE VYBRANÝ DODAVATEL OCHOTEN PODÍLET SE NA ŠKOLENÍ?

Školte průběžně Vaše zaměstnance a získávejte lepší výsledky.

Investice do nového informačního systému pro podnikovou údržbu musí být podpořena možností dalšího vzdělávání a školení zaměstnanců. Školení jim dá potřebné znalosti, ale také větší chuť se systémem pracovat. Výsledek? Mnohem rychlejší osvojení práce se systémem a maximální využívání všech možností, které jste si na začátku stanovili. Školení a podpora je nezbytnost! Školení by uživatelů a správců nového systému CMMS/EAM by mělo být součástí podpory dodavatele systému.

9. NABÍZÍ VYBRANÉ ŘEŠENÍ KVALITNÍ ZÁKAZNICKOU PODPORU?

Rychlé řešení dotazů a potřeb.

I když je už nový systém pro podnikovou údržbu nainstalován, implementován a je v režimu provozního využívání, vždy se budou objevovat dotazy nejrůznějšího charakteru. Vy jako zákazník budete chtít tyto dotazy co nejrychleji řešit. Váš dodavatel CMMS/EAM systému by měl nabízet kvalitní formu zákaznické podpory, nejlépe pak několik variant, abyste si opět mohli vybrat tu, která nejlépe odpovídá Vašim představám. Tak aby byly Vaše dotazy a požadavky vyřešeny co nejrychleji.

10. JE ZVOLENÉ ŘEŠENÍ UDRŽITELNÉ DO BUDOUCNA?

Váš podnik se v čase mění a Váš CMMS/EAM systém musí být „přizpůsobitelný“ a musí růst s Vámi!

Žádný podnik nezůstává stejný. Technologie, lidé, infrastruktura, výrobní procesy – všechno se mění, přizpůsobuje se trhu, zlepšuje se. Potřebujete najít dodavatele, který poroste s Vámi, bude své služby přizpůsobovat Vašim potřebám a bude nabízet podporu i s měnícími se technologiemi.

Dobrá rada na závěr…

Pokud si poctivě odpovíte na výše uvedené otázky a pečlivě si odpovědi sepíšete, získáte kritéria výběru pro Váš nový software pro údržbu. Při výběrovém řízení ale nezapomeňte na to hlavní – porovnávejte porovnatelné. Například při koupi osobního vozu rovněž neporovnáváte jeho vlastnosti a funkce s vlastnostmi a funkcemi nákladního vozidla. Přitom oba dokážou převážet osoby. Nestanovte si jako hlavní kritérium cenu software, ale hodnotu kterou Vám vybraný systém přinese do budoucna. Nízká cena systému neznamená rychlejší návratnost investic. Porovnávejte také výbavu, kategorii a značku, stejně jako při koupi osobního vozu. Srovnávejte nižší, střední a vyšší třídu a v každé třídě pak stupeň výbavy, renomé značky a dostupnost servisních služeb. Vyžádejte si referenční návštěvu a promluvte si přímo s uživateli softwarového systému pro údržbu, který se dostal do Vašeho užšího výběru.

Už máte vybráno? Pozvěte TechIS do Vašeho výběrového řízení 😀.

Roman Gryc, ELVAC SOLUTIONS s.r.o.