Jak vytvořit plán preventivní údržby?

Rozhodli jste se sestavit účinný plán preventivní údržby a nevíte si rady? Pak jste našli správnou stránku 😀!

Článek jsme rozdělili do tří částí:

• Údržba – teoretické minimum.
• Postup, jak vytvořit plán preventivní údržby.
• TechIS a preventivní údržba.

Údržba – teoretické minimum

Preventivní údržba (Preventive Maintenance) patří mezi proaktivní přístupy v rámci procesu podnikové údržby a pomůže Vám vyhnout se vysokým nákladům na reaktivní (korektivní) údržbu. Z dlouhodobého hlediska Vám může pomoci každoročně ušetřit stovky až milióny korun.

Začněme ale nejprve trochou teorie. Co je to údržba, strategie údržby, plán údržby a program údržby?

Norma ČSN EN 13306 definuje údržbu jako „kombinaci všech technických, administrativních a manažerských opatření během životního cyklu objektu zaměřených na jeho udržení ve stavu nebo jeho navrácení do stavu, v němž může vykonávat požadovanou funkci.“

Strategie údržby je „metoda managementu používaná k dosažení cílů údržby.“ (viz ČSN EN 13306)

Strategie údržby by měla vycházet z požadavků na zajištění provozuschopnosti objektů (technických zařízení a podnikového majetku obecně), zvyšování jejich životnosti, zajištění bezpečnosti, eliminaci dopadů na životní prostředí, a to vše při vynaložení optimálních nákladů. Hlavním požadavkem strategie údržby je především zajištění kvality vyráběných/poskytovaných produktů a služeb.

Plán údržby je „strukturovaný a dokumentovaný soubor úkolů, do něhož se zahrnují činnosti, postupy, zdroje a časové plánování nutné k provádění údržby.“ (viz ČSN EN 13306)

Zajištění údržby je „schopnost údržbářské organizace mít správné zajištění údržby na nezbytném místě k provedení požadované činnosti údržby, když je požadována.“ (viz ČSN EN 13306)

Zajištění údržby znamená poskytování zdrojů pro udržování objektu (technického zařízení, obecně majetku). Mezi tyto zdroje se zahrnují lidské zdroje, podpůrná zařízení, materiály a náhradní díly, vybavení, které údržba potřebuje ke své činnosti, dokumenty a informace. K zajištění údržby také patří informační systémy údržby (specializovaný CMMS/EAM software).

Cílem údržby je „udržovat výrobní zařízení v dobrém technickém a provozuschopném stavu při optimálních nákladech.“ (viz ČSN EN 13306)

Stupeň údržby je definován jako „třídění údržbářských úkolů do kategorií podle složitosti.“ (viz ČSN EN 13306)

Jednotlivé stupně údržby na sebe navazují a jsou rozděleny podle stupně (úrovně) složitosti, která má vzrůstající charakter. Většina společností se při údržbě svých technických zařízení (objektů, majetku) řídí tzv. programem (řádem) preventivní údržby. V tomto programu je přesně stanoveno, v jakých intervalech a v jakém rozsahu se u zařízení mají provádět jednotlivé stupně údržby (prohlídka, běžná údržba, revize, generální údržba apod.).

Program preventivní údržby by měl pokrýt tyto činnosti:

• Inspekce,
• Úpravy,
• Mazání,
• Proaktivní výměnu opotřebovaných součástí.

Efektivnost programu preventivní údržby se dá měřit poměrem plánované a neplánované údržby podnikového majetku. Neplánovaná údržba zařízení se běžně označuje jako reaktivní (korektivní) údržba. Efektivní program preventivní údržby sníží množství neplánovaných prací na méně než 80% celkového pracovního času vynaloženého na všechny činnosti údržby podnikového majetku. Pokud se na neplánované činnosti vynakládá více času, je nutné přehodnotit program preventivní údržby.

Typy systémů údržby

Jak se postupně historicky vyvíjela výroba, tak se s ní v ruku v ruce vyvíjela údržba a v dnešní době rozlišujeme několik systémů údržby, které se člení do následujících typů:

Tak už dost teorie, která je však nutná pro pochopení pojmů, na které se budeme v následujících řádcích často odkazovat, a pojďme se konečně věnovat tvorbě plánu preventivní údržby.

Důležitý postup, jak vytvořit plán preventivní údržby

Spuštění programu preventivní údržby není obtížné, pokud máte dostupné ty správné zdroje. Začněme několika cennými informacemi – v několika jednoduchých krocích Vám ukážeme, jak nastavit program počáteční preventivní údržby.

Co je plán preventivní údržby?

Plán preventivní údržby byl vysvětlen v teoretickém úvodu tohoto článku, ale abyste se nemuseli vracet na úvod, tak odpověď zopakujeme znovu. Je to sada plánovaných úkolů údržby, které se pravidelně odehrávají u “kritických zařízení”, aby se zabránilo selhání těchto zařízení. Plán preventivní údržby také zahrnuje činnosti, postupy, zdroje a časové plánování nutné k provádění údržby. Dotkli jsme se pojmu “kritické zařízení”. Pokud se z počátku tvorby plánu preventivní údržby soustředíme na kritická zařízení, získáme mnohem efektivnější program údržby. Platí zde známé Paretovo pravidlo (80/20), které se v tomto případě dá vysvětlit takto: Plán preventivní údržby vytvořený pro 20% zařízení (těch kritických) Vám přinese 80% úspěšnost (efektivnost) programu údržby jak v oblasti zvýšení provozuschopnosti, kvality, bezpečnosti, tak v oblasti snížení nákladů na podnikovou údržbu.

Kritická zařízení jsou důležitá technická zařízení (majetek), u nichž lze definovat významnost z hlediska dopadu jejich poruchy na provoz celého podniku.

Účinný a efektivní plán preventivní údržby pomáhá společnostem předcházet prostojům, šetřit peníze a udržovat bezpečnost pracoviště.

Pojďme si tedy konečně projít podrobného průvodce, jak vytvořit plán preventivní údržby 😀.

Při tvorbě plánu preventivní údržby se řiďte následujícím postupem:

1. Určete nejdůležitější majetek z hlediska požadavků na údržbu.
2. Shromažďujte historická data o každém majetku.
3. Definujte požadavky na údržbu pro vybraný majetek.
4. Sestavte počáteční plán preventivní údržby.
5. Ověřujte a vylepšujte plán preventivní údržby na základě výsledků.
6. Postupně rozšiřujte svůj program preventivní údržby.

1: Určete nejdůležitější majetek z hlediska požadavků na údržbu

Na úvod ještě malá poznámka. V textu budeme pro lepší čitelnost střídat pojmy zařízení, technické zařízení, stroj, vybavení, majetek apod. Vzhledem k plánu preventivní údržby chápejte tyto pojmy jako synonyma ke “kritickým zařízením“. Doporučujeme, abyste si vytvořili seznam nejdůležitějších zařízení (kritických zařízení) Vaši společnosti a zahrnuli je do plánu preventivní údržby, zvláště pokud se jedná o Váš první proaktivní plán údržby. To Vám a Vašemu týmu údržby umožní lépe se přizpůsobit přechodu na proces proaktivní údržby. Snazší bude i měřitelnost Vašeho programu preventivní údržby a jeho obhajoba u managementu Vašeho podniku.

Obecně řečeno, kritická zařízení, která budou plánu preventivní údržby vyhovovat nejvíce, jsou ta, která:

1. Jsou životně důležitá pro chod společnosti (např. výrobní stroje, technická zařízení zajišťující provoz těchto strojů, apod.).
2. Mají poruchové stavy, kterým lze zabránit běžnou údržbou.
3. Mají vysoké náklady na opravy a výměnu.
4. U nichž je více pravděpodobné, že selžou v průběhu času (dříve se opotřebují).

Dlouhodobě nejlepší návratnosti investice do zajištění údržby dosáhnete výběrem kritického zařízení, které by v případě neplánovaného prostoje vyžadovalo mnoho zdrojů – časových i finančních. Pokud budete investovat do preventivní údržby, vyhnete se nákladům na reaktivní údržbu, které bývají mnohem vyšší, než náklady spojené s preventivní či prediktivní údržbou.

Tip: Do seznamu začleňujte především novější stroje, u nichž je vyšší efektivita návratnosti investic důsledkem aplikování programu preventivní údržby.

Tip: Pokud si nejste jisti, který majetek ve Vašem podniku hraje důležitou roli (kritická zařízení), tak se řiďte „technickým bezpečnostním minimem“, tzn. normami – soustřeďte se v první fázi na „vyhrazená technická zařízení“ (elektrická – vyhláška č. 73/2010 Sb., plynová – vyhláška č. 21/1979 Sb., tlaková – vyhláška č. 18/1979 Sb. a zdvihací – vyhláška č. 19/1979 Sb.). Nezapomeňte taky na kategorii nevyhrazených technických zařízení. Například žebříky, schůdky, lešení, ručně vedené paletové vozíky, vysokozdvižné vozíky, regálové systémy, klimatizace, ale také zdvihací zařízení s nosností do 5 tun nebo záchytná vana pod barely s chemikáliemi. Klasickým zařízením nevyhrazeným je komín (vyžaduje revize kominíka) či spalinová cesta nebo ocelová konstrukce. Na pravidelnou údržbu vozového parku jste určitě zvyklí, ale dost často se zapomíná na počítačové vybavení (servery, síťová infrastruktura apod.), které můžou v případě výpadku výrazně ochromit chod Vaší společnosti.

2: Shromažďujte historická data o každém majetku

Až získáte přibližnou představu o tom, které kritické zařízení chcete zahrnout do svého plánu preventivní údržby, vyhledejte údaje o všech požadavcích na údržbu daného zařízení a o neplánovaných prostojích, ke kterým došlo u daného zařízení v posledních několika letech.

Poznámka: U novějších strojů to samozřejmě nebude možné.

Je vhodné kategorizovat každý požadavek na údržbu – požadavek na opravu, požadavek na výměnu součástí, požadavek na kontrolu, požadavek na doplnění provozních kapalin apod. – daného zařízení a jak často se požadavky nebo neplánované prostoje objevovaly.

Cílem je udělat si představu o rozsahu a nákladech na preventivní údržbu daného zařízení.

Pokud aktuálně nepoužíváte specializovaný software typu CMMS/EAM, budete mít pravděpodobně tato “historická data” zaznamenaná v souborech Microsoft Excel (popř. obdobném nástroji) nebo jiném typu protokolu údržby – provozní deník, deník zařízení apod. Cenným zdrojem historických dat jsou také Výchozí a Periodické revizní zprávy nebo protokoly servisní činnosti prováděné externími organizacemi, pokud takové činnosti na vybraných kritických zařízeních provádíte.

V případě, že nemáte k dispozici požadované údaje o historii údržby vybraných kritických zařízení, další krok Vám může pomoct shromáždit informace potřebné k sestavení plánu preventivní údržby.

3: Definujte požadavky na údržbu pro vybraný majetek

Jednotlivá zařízení se výrazně liší, pokud jde o jejich životnost a požadavky na údržbu. Před tím, než sestavíte seznam požadavků na údržbu pro vybraný kritické zařízení, soustřeďte se na získání informací o odlišnostech každého zařízení. Dvě stejná kritická zařízení můžou vykazovat odlišný počet požadavků na údržbu (častější poruchy apod.) nebo mají například nastavené jiné parametry (např. řídicích systémů u CNC strojů). Z toho důvodu by měla mít kritická zařízení nastavené různé plány preventivní údržby.

Hlavním zdrojem požadavků na údržbu pro vybraný majetek jsou v první řadě pokyny a doporučení výrobce popřípadě dodavatele daného majetku. Příručka poskytovaná výrobcem obsahuje plány nezbytné údržby, použití důležitých náhradních dílů a základní pokyny pro údržbu. Dalším neméně důležitým zdrojem cenných informací je Váš tým údržby popřípadě obsluha vybraného kritického zařízení. Jako manažer údržby můžete získat specifické poznatky pouze dialogem s techniky údržby, operátory strojů a dalšími profesionály, kteří přímo obsluhují zvolené kritické zařízení. Díky Vaši analytické činnosti můžete zpřesnit požadavky na preventivní údržbu vybraného majetku.

4: Sestavte počáteční plán preventivní údržby

Pokud jste postupovali podle doporučení v předchozích třech bodech, měli byste mít dostatek informací pro sestavení seznamu úkolů preventivní údržby pro vybraná kritická zařízení. K úkolům budete muset přidat další požadavky týkající se jejich frekvence (četnosti) opakování, popisy a další pokyny, které úkoly podrobněji definují, termíny splnění, priority a odpovědné osoby za daný úkol. Všechny tyto informace pak budou tvořit “předpis” pro plán preventivní údržby Vámi vybraných kritických zařízení.

Pokud si nevíte rady, jak na to, připravili jsme pro Vás podrobný návod s komentáři a radami, který Vám pomůže sestavit požadovaný seznam úkolů preventivní údržby. Dokument můžete získat kliknutím na níže uvedený obrázek.

Pokud vlastníte specializovaný software typu CMMS/EAM, připravený plán preventivní údržby zadejte do něj. V opačném případě budete muset zajistit alternativní způsob, jak “spustit”, hlídat a měřit vykonávání daného plánu preventivní údržby .

5: Ověřujte a vylepšujte plán preventivní údržby na základě výsledků

Jakmile se spolu s Vašim týmem údržby adaptujete na nový optimalizovaný pracovní postup, měli byste také sledovat úspěšnost a efektivitu programu preventivní údržby, a provádět jeho úpravy podle výsledku měření. Vykonávání plánu preventivní údržby je součástí programu preventivní údržby. Cílem je získat optimální návratnost Vašich investic.

Jak sledovat úspěšnost a efektivitu programu preventivní údržby? Pokud nemáte software typu CMMS/EAM, budete muset vyhodnocování klíčových ukazatelů úspěšnosti programu provádět jiným způsobem – ručně nebo pomocí analytických nástrojů třetích stran.

Jak už bylo v teoretické části uvedeno, základním klíčovým ukazatelem efektivnosti programu preventivní údržby je poměr mezi reaktivní (korektivní) a preventivní údržbou na vybraných kritických zařízeních, kterých se plán týká. Přesahuje-li neplánovaná (reaktivní) činnost 80% celkového času na údržbu veškerého podnikového majetku, je program preventivní údržby neefektivní a neúčinný a měl by se přehodnotit.

Dalším klíčovým ukazatelem jsou náklady na preventivní údržbu daného kritického zařízení. Obecně lze mezi celkové náklady na údržbu zahrnout:

• mzdy/platy a přesčasy všech pracovníků  (řídící,  vedoucí, podpůrný a přímí zaměstnanci),
• dodatečné náklady ke mzdám pro výše uvedené zaměstnance (např. daně,  pojištění, zákonné příspěvky atd.),
• náklady na náhradní díly a spotřební materiál,
• náklady na výrobní zařízení, nářadí,
• náklady na pronajaté zařízení,
• administrativní náklady na údržbu,
• vzdělávání a školení zaměstnanců,
• náklady na činnosti údržby, vykonávané lidmi z výroby,
• náklady na dokumentaci,
• energetické náklady a technické vybavení,
• odpisy kapitalizovaných zařízení a dílen údržby,  sklady  náhradních dílů. Viz (ČSN EN 15341).

V první fázi a pro snadnější vyhodnocování úspěšnosti programu preventivní údržby Vám bude stačit hlídat mzdové náklady na techniky údržby provádějící úkoly plánu údržby, náklady na náhradní díly a spotřební materiál, a externí náklady (revize, inspekce, externí servisní organizace). Je nutné sledovat, aby se tyto náklady extrémně nenavyšovaly v důsledku častých opakování úkolů preventivního plánu. V tomto případě bude nutné snížit četnost opakování těchto úkolů a hlídat, jestli nedochází u zvoleného kritického zařízení k neplánovaným opravám.

Existují další metriky spolehlivosti a dostupnosti majetku a klíčové ukazatele výkonnosti vztahující se na proces údržby, ale ty nejsou předmětem tohoto článku. Určitě se Vám bude na začátku zdát Váš plán preventivní údržby jako dokonalý, ale vězte, že tomu tak není, a že je nutné nastartovat proces neustálého zlepšování a “ladění” plánu, aby byl plán preventivní údržby maximálně efektivní.

6: Postupně rozšiřujte svůj program preventivní údržby

Vykonávání plánu preventivní údržby patří k celkové strategii údržby daného podniku. Až budete mít svůj plán preventivní údržby “vyladěný” a efektivní, můžete ho postupně rozšiřovat na ostatní majetek podniku. V této fázi se ale neobejdete bez pořízení CMMS/EAM systému, protože Váš program údržby bude generovat velké množství dat, která se nedají kontrolovat a udržovat alternativním způsobem bez navýšení režijních nákladů na jejich zpracovávaní. Správný CMMS/EAM systém pokrývá celý proces podnikové údržby a navíc Vám nabídne další benefity, které Vám ušetří čas a přinesou úspory celkových nákladů na podnikovou údržbu.

TechIS a preventivní údržba

TechIS je specializovaný software typu CMMS/EAM, který podporuje kompletní proces podnikové údržby. Připravili jsme pro Vás malou ukázku vlastností TechIS vzhledem k preventivní údržbě. Podrobnější informace o TechIS Vám rádi nezávazně poskytneme například prostřednictvím videokonference (MS Teams). Schůzku si můžete sjednat kliknutím na tlačítko “Chci poznat TechIS” v zápatí tohoto článku.

Na závěr ještě poskytujeme shrnutí kroků k vytvoření dokonalého plánu preventivní údržby prostřednictvím video prezentace.

Na závěr si můžete přečíst článek o návratnosti investice zavedením procesu preventivní údržby. Článek je k dispozici zde.

Roman Gryc, ELVAC SOLUTIONS s.r.o.