Systémy pro řízení údržby se dlouhou dobu soustředily především na evidenci. Evidujeme majetek, poruchy, pracovní příkazy, provedené práce, spotřebovaný materiál nebo náklady. To všechno jsou důležité informace. Samotná evidence ale ještě nezajišťuje, že správný člověk udělá ve správný okamžik správný krok.
Právě proto jsme vyvinuli nový modul TechIS Workflow.
Jeho cílem je posunout TechIS od systému, který především zaznamenává průběh údržby, k systému, který dokáže aktivně řídit její procesy.
Procesy nejsou jen stavy v systému
V reálném provozu má téměř každý požadavek svůj další postup.
Poruchu je potřeba vyhodnotit, někomu přidělit, případně eskalovat. Nákladnější oprava může vyžadovat schválení. Před dokončením práce může být nutné provést kontrolu nebo doplnit dokumentaci. Některé činnosti mají časové limity, jiné se mohou provést pouze po splnění určitých podmínek.
Tyto postupy dnes firmy často řeší kombinací interních směrnic, zkušeností pracovníků, e-mailů, telefonátů a ruční kontroly.
Workflow umožňuje tato pravidla přenést přímo do TechIS.
Systém tak může určovat, jaké kroky následují, kdo za ně odpovídá, za jakých podmínek mohou být provedeny a co se má stát, pokud proces neprobíhá podle očekávání.
Každá firma pracuje jinak
Při návrhu Workflow pro nás bylo důležité nevytvořit jeden „správný“ proces údržby a nutit zákazníky, aby se mu přizpůsobili.
Takový univerzální proces podle nás neexistuje.
Jinak funguje výrobní závod, jinak energetika, vodárenská společnost nebo facility management. A rozdíly existují i mezi jednotlivými procesy uvnitř stejné organizace.
Proto je Workflow koncipováno jako nástroj pro tvorbu vlastních procesních pravidel. Zákazník může způsob řízení přizpůsobit svému provozu, odpovědnostem a interním předpisům.
Automatizace
Proces řídi systém
Odpovědnost
Jasne dané role a úkoly
Kontrola
Hlídaní termínu a eskalace
Přehled
Historie a stav v reálnem čase
Standardizace
Jednotlivé postupy a kvalita
Co Workflow zákazníkům přináší
Hlavním přínosem není další evidence. Je jím větší kontrola nad tím, jak údržba skutečně probíhá.
Workflow pomáhá standardizovat pracovní postupy, snižovat závislost na znalostech jednotlivých zaměstnanců, automatizovat předávání odpovědnosti a schvalování, hlídat reakční doby a vytvářet jednoznačnou historii rozhodnutí.
Současně vznikají data o samotném průběhu procesů. Vedoucí údržby tak může nejen zjistit, jak dlouho oprava trvala, ale také kde během celého procesu vznikalo čekání a proč.
TechIS se tím posouvá od odpovědi na otázku:
„Co se stalo?“
k mnohem důležitější otázce:
„Co se má stát dál?“
Napište si o prezentaci nového modulu Workflow!
