Údržba a dokumentace

Údržba a dokumentace

Údržba a dokumentace

Stejně jako jiné podnikové procesy i proces údržby vyžaduje pro splnění svých cílů zdroje informací v podobě různých dokumentů. Z definice vyplývá, že dokument je fyzikou prezentací informací (konkrétní formulář obsahující informace) a dokumentace jsou informace uvedené v konkrétní formě – papírové (tištěná dokumentace) či elektronické. Elektronická forma dokumentace může mít opět různé formy – naskenované dokumenty, soubory v podobě fotografie, videa, zvuku, textu nebo prezentace informací na obrazovce počítače (text, tabulky, grafy apod.). Dokumentace je ucelené množství dokumentů poskytující informace na dané téma.

Dokumentací v údržbě se zabývá norma „Údržba – Dokumentace pro údržbu“ („Maintenance — Documents for Maintenance“) ČSN EN 13460 (01 0662).

V této evropské normě jsou specifikovány všeobecné směrnice pro:

• technickou dokumentaci, která musí být dodávána s objektem (technickým zařízením) nejpozději ještě před tím, než bude objekt připraven k uvedení do provozu, aby byla zajištěna jeho údržba;
• dokumentaci informací, které musejí být zavedeny v etapě provozu objektu (technického zařízení), aby byly zajištěny požadavky na údržbu.

Norma je určena převážně návrhářům, výrobcům a autorům a dodavatelům dokumentace. V této normě nejsou zahrnuty dokumenty týkající se výcviku/školení a kompetencí uživatelů, provozovatelů a údržbářského personálu.

Jakou dokumentaci z hlediska procesu údržby potřebujete?

Údržba a právní dokumentace

Začněme zeširoka, tj. potřebujete mít právní povědomí, a to se nachází v právní dokumentaci, která má tuto hierarchii:

• zákon,
• nařízení vlády,
• vyhláška,
• norma = technické bezpečnostní minimum.

Každá norma by se měla stát závazným dokumentem. Budete-li dodržovat základní požadavky norem, které řeší dané technické zařízení, naplňujete literu zákona ve smyslu technického bezpečnostního minima. Proto by minimálně normy měly být dostupné každému účastníkovi procesu údržby.

Údržba a provozní dokumentace

Veškerá provozní dokumentace technických zařízení by měla být vždy přístupná obsluze, provozovateli i inspektorům.

Návod k obsluze, záruční list nebo návod na opravu či údržbu, kterou jste dostali od výrobce nebo dodavatele Vašeho technického zařízení není kompletní provozní dokumentace.  Provozní dokumentace se může týkat jednotlivých technických zařízení (stroje) nebo také celých technologických celků (např. kotelna, kompresorové stanice, plynové regulační stanice apod.).

Mezi provozní dokumentaci patří:

• Návod k obsluze a údržbě
• Řád preventivní údržby
• Výchozí a periodické revizní zprávy
• Plán preventivní údržby strojů a zařízení
• Protokol o určení vnějších vlivů
• Místně provozní bezpečnostní předpis (MPBP)
• Prohlášení o shodě (CE)
• Dokumentace skutečného provedení
• Systém bezpečné práce na zdvihacích zařízeních
• Dokumentace o ochraně před výbuchem
• Školení obsluhy technických zařízení
• Provozní deníky technických zařízení
• Návod od výrobce či zhotovitele zařízení
• Pasport tlakových nádob

Údržba a ostatní dokumentace

Norma ČSN EN 13460 (01 0662) rozlišuje 55 typů dokumentů údržby (seznam majetku, pracovní příkazy, plány údržby apod.), ale z hlediska procesu údržby je nutné mít k dispozici i další dokumenty . Například zdokumentovaný stav zařízení před a po údržbě (fotografie, zvukový záznam, report z měřícího přístroje apod.) Pokud chcete sledovat např. externí náklady na údržbu, je vhodné mít dostupné informace v podobě faktur nebo smluv s externími dodavateli služeb. Můžou Vás také zajímat výkresy nesouvisející s provozní dokumentací nebo informace o školení a certifikaci techniků údržby atd.

Dokumentace – kam s ní?

Z výše uvedeného je jasné, že je nutné dokumentaci někde uchovávat a kategorizovat tak, aby byla relativně rychle dostupná na vyžádání. Papírová dokumentace má své místo v šanonech, šuplících, regálech či skříních. Ale co ta elektronická? Existuje množství souborů, které jsou umístěny na různých úložištích – lokálních počítačích nebo na centrálních souborový serverech. Častým problémem je však dostupnost a sdílení dat. Je vždy potřebná dokumentace dostupná technikovi údržby v terénu při údržbě stroje?

Mnoho firem pochopilo výhody digitalizace dokumentace a převádí papírovou dokumentaci do elektronické formy. K ukládání a správě elektronické dokumentace využívají systémy k tomu určené, tzv. DMS (Document Management System). Výhodou pak je, pokud se takový systém DMS dokáže propojit se systémem údržby (CMMS/EAM) nebo pokud systém CMMS/EAM obsahuje modul pro správu a archivaci dokumentů.

Systém CMMS/EAM spolu s DMS beze zbytku naplní požadavek na dostupnost provozní, a nejen technické dokumentace obsluze, provozovateli, auditorům i inspektorům. V případě, že takový systém podporuje i mobilní přístup prostřednictvím „chytrých“ zařízení (tablety a mobily), je zajištěna přístupnost dokumentace technikům údržby rovnou u stroje.

TechIS je CMMS/EAM multiplatformní softwarové řešení, jehož součástí je integrovaný DMS systém. Dokumenty lze přikládat k libovolným záznamům, kategorizovat je a rovněž verzovat. Dostupnost dokumentů je na všech platformách TechIS – počítač, webový terminál a mobilní zařízení (Android a iOS). Sjednejte si nezávaznou ukázku systému a přesvědčte se o výhodách integrovaného DMS v rámci CMMS/EAM software.

Roman Gryc, ELVAC SOLUTIONS s.r.o.